Tracciabilità degli ordini di acquisto: il nuovo standard della moda
Nella moda, la tracciabilità della filiera richiede un livello di dettaglio sempre maggiore. Con l’aumentare delle esigenze normative e il crescente scrutinio a cui sono sottoposte le dichiarazioni di sostenibilità, ai brand non si chiede più soltanto da dove arrivi un prodotto, ma come sia stato realizzato ogni singolo ordine. La tracciabilità costruita su stime medie per prodotto fatica a rispondere a questa domanda con certezza. Una raccolta strutturata degliordini di acquisto e dei certificati di transazione affronta direttamente questo problema. Le stime generalizzate vengono sostituite con prove verificabili, ordine per ordine, su come e dove ha avuto luogo ogni tappa della produzione. Questo articolo illustra in cosa consiste questa pratica, perché è ormai importante e come Fairly Made renda il processo più veloce anziché più gravoso.
Cosa significa davvero "Gestione degli ordini di acquisto e dei certificati di transazione"
La gestione di ordini di acquisto e certificati di transazione consiste nel raccogliere, convalidare e visualizzare entrambi in modo sistematico, anziché recuperarli tramite e-mail una volta terminata la produzione.
Che cos’è un ordine di acquisto?
Un ordine d'acquisto (Purchase Order) è il documento che attesta un ordine specifico effettuato presso un fornitore. È l’elemento che rende possibile la tracciabilità a livello dell'ordine.
Che cos’è un certificato di transazione?
Un certificato di transazione (Transaction Certificate) è un documento che attesta che l’oggetto di una transazione tra due fornitori è effettivamente certificato. Quando una filatura acquista cotone biologico certificato GOTS, riceve un certificato di transazione. Quando vende il filato così ottenuto a una tessitura, ne emette uno nuovo. Ogni anello della catena viene documentato, in modo che l’intera filiera possa essere verificata, dal cotone grezzo al capo finito.
Perché la tracciabilità a livello di ordine di acquisto è superiore alla tracciabilità a livello di referenza
Tracciabilità a livello di referenza: una media utile ma limitata
La maggior parte dei brand parte da una tracciabilità a livello di referenza, monitorando le informazioni relative a un modello di prodotto, per esempio una “maglietta Basic in cotone biologico al 100%”. Ciò fornisce una visione d’insieme utile su materiali, fornitori e paesi, adatta alle pagine dei prodotti e a un’analisi d’impatto di ampio respiro. Presenta però anche un limite strutturale: quando lo stesso modello viene prodotto in diversi stabilimenti o paesi, i dati risultano generalizzati. Una referenza registrata come “Prodotto in Bangladesh” potrebbe includere lotti prodotti in realtà in Turchia.
Tracciabilità a livello di ordine: una prova per ogni ordine
La tracciabilità a livello di ordine di acquisto (PO) risolve questo problema. Essa tiene traccia delle informazioni relative a ogni singola produzione, ovvero a ogni singolo ordine di acquisto. L’ordine di gennaio realizzato in Turchia con cotone turco e quello di marzo realizzato in India con cotone indiano vengono registrati come realtà distinte. Questa tracciabilità dettagliata e verificabile è ciò che gli organismi di audit e le autorità di regolamentazione esigono sempre più spesso.
Cosa si aspettano ora le autorità di regolamentazione
Questo livello di precisione non è più facoltativo. Quadri normativi quali la Direttiva UE sulla due diligence in materia di sostenibilità aziendale (CSDDD), la Direttiva sulla rendicontazione di sostenibilità delle imprese (CSRD) e le Linee guida dell’OCSE sulla due diligence per il settore dell’abbigliamento e delle calzature indirizzano tutti i brand verso la verifica dell’origine a livello di ordine. La rendicontazione delle emissioni di Scope 3, l’accuratezza del paese di origine e meccanismi come il CBAM diventano notevolmente più semplici quando i dati di tracciabilità sono ancorati a ordini di acquisto reali piuttosto che a un modello basato su valori medi.
Certificati di transazione: la prova che un prodotto certificato lo è per davvero
Cosa attesta un certificato di transazione
L'affidabilità di un materiale certificato dipende interamente dalla documentazione che lo accompagna. I certificati di transazione forniscono proprio questa garanzia. In pratica, attesta che il materiale certificato che un fornitore dichiara di vendere è effettivamente quello che ha ricevuto e che, lungo il percorso, non è stato mescolato con scorte non certificate.
Come funziona la catena di custodia
Gli organismi di certificazione come GOTS e Textile Exchange, che regolano standard quali il GRS, si basano su una catena di custodia ininterrotta. Un TC riporta i dettagli del lotto, le quantità e il certificato del fornitore originario, consentendo di verificare e tracciare ogni transazione. Senza una raccolta dei certificati di transazione organizzata, un brand che investe in materiali certificati, e quindi più costosi, non ha alcun modo affidabile per dimostrare che il sovrapprezzo sia giustificato.
Il costo nascosto della gestione degli ordini di acquisto e dei certificati di transazione: il tempo
Se gestita manualmente, la raccolta dei dati relativi ai certificati di transazione (TC) e agli ordini di acquisto (PO) risulta lenta e richiede un impiego intensivo di risorse. I marchi devono contattare fornitori e organismi di certificazione via e-mail, riconciliare risposte contrastanti e reinserire le informazioni nei fogli di calcolo. In base alla nostra esperienza maturata nei progetti con i brand, la raccolta dei certificati di transazione può arrivare a occupare fino al 25% del tempo di un team CSR.
In sintesi, la raccolta dei dati che conferiscono credibilità a un brand può rappresentare un carico di lavoro impegnativo per i team. Centralizzare la raccolta su una piattaforma dedicata, in cui i fornitori sono invitati a caricare direttamente i propri certificati, riduce i controlli manuali e contribuisce a trasformare la tracciabilità in una fonte di efficienza anziché in un costo.
In che modo Fairly Made consente di risparmiare tempo
Fairly Made offre ora funzionalità specifiche per la tracciabilità degli ordini di acquisto e la gestione dei certificati di transazione, pensate per far risparmiare tempo sia ai brand che ai fornitori.
Raccolta automatica dei certificati di transazione
Quando un fornitore dichiara che un articolo è certificato, la piattaforma gli richiede automaticamente di caricare il certificato corrispondente. Non è necessario cercare il documento separatamente. I certificati di transazione compaiono nella piattaforma non appena vengono caricati, pronti per essere visualizzati in anteprima e scaricati dai clienti.
Un albero di tracciabilità in tempo reale
I brand dispongono di un albero di tracciabilità in tempo reale che si aggiorna man mano che i fornitori inviano i dati, consentendo loro di sostituire i componenti, visualizzare in anteprima i certificati di transazione e tracciare a livello di ordine di acquisto tramite una mappa interattiva. Da un approccio reattivo, basato sulla ricerca dei documenti, i brand passano ad un sistema in cui dati attendibili a livello di ordine di acquisto fluiscono in modo continuo.
Per i brand pronti a fare un passo avanti, questi stessi dati a livello di ordine diventano la base per la due diligence, e l'analisi della catena di approvvigionamentodove la tracciabilità si trasforma in una gestione attiva del rischio.
Ridurre la supplier fatigue: la nostra priorità
Il risparmio di tempo per i marchi funziona solo se non scarica l'onere sui fornitori. Ecco perché ridurre il carico di lavoro dei fornitori è la nostra priorità assoluta. Con la nostra funzione "catalogo", ad esempio, tutti i dati già inseriti da un fornitore diventano riutilizzabili: basta dichiarare un articolo una sola volta e questo potrà essere riutilizzato per convalidare automaticamente una nuova richiesta, senza dover reinserire le stesse informazioni.
Il risultato è un sistema in cui il passaggio dalla tracciabilità a livello di referenza a quella a livello di ordine di acquisto aumenta la precisione senza moltiplicare il carico di lavoro. E questo è solo l’inizio: il nostro obiettivo è rendere ogni dichiarazione del fornitore una risorsa riutilizzabile, in modo che i dati attendibili a livello di ordine possano essere prodotti più rapidamente ad ogni ciclo.
Quando la tracciabilità diventa un investimento
La gestione degli ordini di acquisto e dei certificati di transazione non è un onere amministrativo riservato ai brand più affermati: sta diventando lo standard di riferimento per qualsiasi azienda che dichiari il proprio impegno in materia di sostenibilità. La tracciabilità a livello di ordine di acquisto garantisce la precisione verificabile richiesta dalle autorità di regolamentazione e dai revisori, mentre una gestione organizzata dei certificati di transazione tutela l’integrità dei materiali certificati. Con Fairly Made, tale precisione è garantita senza il carico di lavoro manuale che un tempo la rendeva così onerosa.
In un mercato competitivo, la trasparenza della catena di approvvigionamento non è più un optional. Se ben implementata, diventa un vantaggio strategico che consente di risparmiare tempo, rafforzare la fiducia e proteggere i profitti.
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