Gestione degli ordini di acquisto e delle catene di fornitura: perché la tracciabilità degli ordini di acquisto è il nuovo standard nel settore della moda
La tracciabilità della catena di approvvigionamento nel settore della moda sta diventando sempre più dettagliata. Con l’aumentare delle aspettative normative e il crescente scrutinio a cui sono sottoposte le dichiarazioni di sostenibilità, ai marchi viene chiesto sempre più spesso non solo da dove provenga un prodotto, ma anche come sia stato realizzato ogni singolo ordine. La tracciabilità basata su modelli di prodotto medi fatica a rispondere a questa domanda con certezza. La gestione di PO e TC, ovvero la raccolta strutturata dei dati di tracciabilità degli ordini di acquisto (PO) e dei certificati di transazione (TC), affronta direttamente questo problema. Sostituisce le stime generalizzate con prove verificabili, ordine per ordine, di come e dove ha avuto luogo ogni produzione. Questo articolo illustra in cosa consiste la gestione di PO e TC, perché è ormai importante e come Fairly Made renda il processo più veloce anziché più oneroso.
Cosa significa in realtà "Gestione PO e TC"
Due concetti sono alla base di una trasparenza credibile della catena di approvvigionamento. La gestione degli ordini di acquisto (PO) e dei termini di consegna (TC) consiste nel raccogliere, convalidare e visualizzare entrambi in modo sistematico, anziché recuperarli tramite e-mail una volta terminata la produzione.
Che cos’è un ordine di acquisto (PO)?
Un PO (Purchase Order), noto anche come modulo d’ordine o ordre de fabrication, è il documento che attesta un ordine specifico effettuato presso un fornitore. È l’elemento che rende possibile la tracciabilità a livello di ordine.
Che cos’è un certificato di transazione (TC)?
Un TC (Transaction Certificate) è un documento che attesta che l’oggetto di una transazione tra due fornitori è effettivamente certificato. Quando una filatura acquista cotone biologico certificato GOTS, riceve un TC. Quando vende il filato così ottenuto a una tessitura, ne emette uno nuovo. Ogni anello della catena viene documentato, in modo che l’intera filiera possa essere verificata, dal cotone grezzo al capo finito.
Perché la tracciabilità a livello di ordine di acquisto è superiore alla tracciabilità a livello di riferimento
Tracciabilità a livello di riferimento: una media utile ma limitata
La maggior parte dei marchi parte da un livello di tracciabilità di riferimento, monitorando le informazioni relative a un modello di prodotto come una “maglietta Basic in cotone biologico al 100%”. Ciò fornisce una visione d’insieme utile su materiali, fornitori e paesi, adatta alle pagine dei prodotti e a un’analisi d’impatto di ampio respiro. Presenta però anche un limite strutturale: quando lo stesso modello viene prodotto in diversi stabilimenti o paesi, i dati risultano generalizzati. Un riferimento registrato come “Prodotto in Bangladesh” potrebbe includere lotti effettivamente prodotti in Turchia.
Tracciabilità a livello di ordine: prova per ogni ordine
La tracciabilità a livello di ordine di acquisto (PO) risolve questo problema. Essa tiene traccia delle informazioni relative a ogni singola produzione, ovvero a ogni singolo ordine di acquisto. L’ordine di gennaio realizzato in Turchia con cotone turco e quello di marzo realizzato in India con cotone indiano vengono registrati come realtà distinte. Questa tracciabilità dettagliata e verificabile è ciò che gli auditor e le autorità di regolamentazione si aspettano sempre più spesso.
Cosa si aspettano ora le autorità di regolamentazione
Tale precisione non è più facoltativa. Quadri normativi quali la Direttiva UE sulla due diligence in materia di sostenibilità aziendale (CSDDD), la Direttiva sulla rendicontazione di sostenibilità delle imprese (CSRD) e le Linee guida dell’OCSE sulla due diligence per il settore dell’abbigliamento e delle calzature indirizzano tutti i marchi verso la verifica dell’origine a livello di ordine. La rendicontazione delle emissioni di Scope 3, l’accuratezza del paese di origine e meccanismi come il CBAM diventano notevolmente più semplici quando i dati di tracciabilità sono ancorati a ordini di acquisto reali piuttosto che a un modello basato su valori medi.
Certificati di transazione: la prova che “certificato” significa davvero certificato
Cosa attesta un certificato di transazione
L'affidabilità di un materiale certificato dipende interamente dalla documentazione che lo accompagna. I certificati di transazione forniscono proprio questa garanzia. In pratica, un certificato di transazione attesta che il materiale certificato che un fornitore dichiara di vendere è effettivamente quello che ha ricevuto e che, lungo il percorso, non è stato mescolato con scorte non certificate.
Come funziona la catena di custodia
Ciò è fondamentale perché gli organismi di certificazione come GOTS e Textile Exchange, che regolano standard quali il GRS, si basano su una catena di custodia ininterrotta. Un TC riporta i dettagli del lotto, le quantità e il certificato del fornitore originario, consentendo di verificare e tracciare ogni transazione. Senza una raccolta organizzata dei TC, un marchio che investe in materiali certificati, e quindi più costosi, non ha alcun modo affidabile per dimostrare che il sovrapprezzo sia giustificato.
Il costo nascosto della gestione degli ordini di acquisto e delle fatture: il tempo
Se gestita manualmente, la raccolta dei dati relativi a TC e PO risulta lenta e richiede un impiego intensivo di risorse. I marchi devono contattare fornitori e organismi di certificazione via e-mail, conciliare risposte contrastanti e reinserire le informazioni nei fogli di calcolo. Presso un rivenditore, la sola raccolta dei certificati di transazione ha assorbito circa un quarto della capacità del team CSR.
In sintesi, i dati che rendono un marchio più credibile hanno storicamente reso i suoi team meno efficienti. Eliminare questo compromesso è proprio l’obiettivo per cui sono stati progettati i sistemi moderni, trasformando la tracciabilità in una fonte di risparmi operativi anziché in un costo.
In che modo Fairly Made consente di risparmiare tempo nella gestione degli ordini di acquisto e delle fatture
Fairly Made è stata creata per velocizzare la tracciabilità degli ordini di acquisto e la gestione dei certificati di transazione sia per i marchi che per i fornitori.
Raccolta automatica dei certificati delle transazioni
Quando un fornitore dichiara che un articolo è certificato, la piattaforma gli richiede automaticamente di caricare il certificato corrispondente. Non è necessario cercare il documento separatamente. I certificati di conformità (TC) compaiono nell’app non appena vengono caricati, pronti per essere visualizzati in anteprima e scaricati dai clienti.
Un albero di tracciabilità in tempo reale
I marchi dispongono di un albero di tracciabilità in tempo reale che si aggiorna man mano che i fornitori inviano i dati, consentendo loro di sostituire i componenti, visualizzare in anteprima i codici di tracciabilità (TC) e tracciare a livello di ordine di acquisto tramite una mappa interattiva. Il risultato è il passaggio da un approccio reattivo, basato sulla ricerca dei documenti, a un sistema in cui i dati attendibili a livello di ordine fluiscono in modo continuo.
Per i marchi pronti a fare un passo avanti, questi stessi dati a livello di ordine diventano la base per la due diligence e l’analisi della catena di approvvigionamento, dove la tracciabilità si trasforma in una gestione attiva del rischio.
Ridurre l’affaticamento dei fornitori: la nostra priorità assoluta
Il risparmio di tempo per i marchi funziona solo se non scarica l'onere sui fornitori. Ecco perché ridurre il carico di lavoro dei fornitori è la nostra priorità assoluta. Con la nostra funzione "catalogo", ad esempio, tutti i dati già inseriti da un fornitore diventano riutilizzabili: basta dichiarare un articolo una sola volta e questo potrà essere riutilizzato per convalidare automaticamente una nuova richiesta, senza dover reinserire le stesse informazioni.
Il risultato è un sistema in cui il passaggio dalla tracciabilità a livello di riferimento a quella a livello di ordine di acquisto aumenta la precisione senza moltiplicare il carico di lavoro. E questo è solo l’inizio: il nostro obiettivo è rendere ogni dichiarazione del fornitore una risorsa riutilizzabile, in modo che i dati attendibili a livello di ordine possano essere prodotti più rapidamente ad ogni ciclo.
Una tracciabilità che si ripaga da sola
La gestione dei PO e dei TC non è un onere amministrativo riservato ai marchi più affermati: sta diventando lo standard di riferimento per qualsiasi azienda che dichiari il proprio impegno in materia di sostenibilità. La tracciabilità a livello di PO garantisce la precisione verificabile richiesta dalle autorità di regolamentazione e dai revisori, mentre una gestione organizzata dei certificati di transazione tutela l’integrità dei materiali certificati. Con Fairly Made, tale precisione è garantita senza il carico di lavoro manuale che un tempo la rendeva così onerosa.
In un mercato competitivo, la trasparenza della catena di approvvigionamento non è più un optional. Se ben implementata, diventa un vantaggio strategico che consente di risparmiare tempo, rafforzare la fiducia e proteggere i profitti.
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